Arbeitszeugnis - das sollten Sie zu Aufbau, Inhalt und Fristen wissen

Wie unterscheiden sich Zwischen- und Abschlusszeugnis?

Beide Zeugnisvarianten ähneln sich in Form und Inhalt. Das Zwischenzeugnis wird im laufenden Arbeitsverhältnis und nur bei berechtigtem Interesse ausgestellt. Dagegen besteht der Anspruch auf ein Abschlusszeugnis bei jeder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses oder Berufsausbildungsverhältnisses.

In beiden Varianten haben Sie die Wahl zwischen einem einfachen oder einem qualifizierten Zeugnis. Während das einfache Zeugnis einer Bescheinigung über Art und Dauer der Tätigkeit entspricht, informiert das qualifizierte Zeugnis zusätzlich über Leistungen und Verhalten.

Wer hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?

Endet ein Arbeitsverhältnis, hat jeder Arbeitnehmer Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis (§ 109 GewO). Der Zeugnisanspruch gilt ebenso für Arbeitnehmer in der Probezeit, in einer Teilzeit- oder Nebentätigkeit sowie für geringfügig Beschäftigte. Auch Auszubildende und Praktikanten (§§ 16, 26 BBiG), arbeitnehmerähnliche Personen (§ 630 BGB) und freie Mitarbeiter haben das Recht auf ein Arbeitszeugnis.

Wichtig: Arbeitgeber können ein Abschlusszeugnis nicht verwehren, wenn es fristgerecht vom Arbeitnehmer angefordert wird. Der Anspruch besteht auch dann, wenn nach Ablauf der Probezeit keine Übernahme erfolgt.

Wann können Sie ein Zwischenzeugnis anfordern?

Anders als beim Abschlusszeugnis haben Sie keinen gesetzlichen Anspruch auf ein Zwischenzeugnis. In einigen Branchen oder Unternehmen besteht allerdings eine tarif- oder arbeitsvertragliche Regelung. In jedem Fall ergibt sich der Rechtsanspruch auf ein Zwischenzeugnis aus berechtigtem Interesse. Das besteht beispielsweise in diesen Situationen:

• Wechsel des Vorgesetzten
• Wechsel der Funktion und Abteilung
• bei Betriebsübergang    
• im Rahmen einer Umstrukturierung
• aufgrund Elternzeit
• als Basis einer umfassenden Fortbildung oder Umschulung
• bei Kündigung

Wichtig: Im Unterschied zum Abschlusszeugnis ist das Zwischenzeugnis in der Gegenwartsform zu erstellen, da das Arbeitsverhältnis weiterhin andauert.

Diese Fristen sollten Sie kennen

Dem Arbeitgeber steht eine angemessene Frist zur Verfügung, um ein Arbeitszeugnis zu verfassen. Er ist jedoch nicht verpflichtet, es per Post zuzustellen. Stattdessen besteht für den Arbeitnehmer eine Holschuld, es sei denn, der Aufwand dafür sei zu groß (z. B. nach Wohnortwechsel).

Nach Erhalt des Zeugnisses sollte es umgehend geprüft werden. Ein Arbeitnehmer, der erst Monate später Änderungen ankündigt, kann seinen Anspruch auf die Korrektur verlieren. Das ist dann möglich, wenn der Arbeitgeber den Eindruck gewonnen hat, der Arbeitnehmer werde keine Rechte mehr geltend machen.

Wichtig: Wird kein Arbeitszeugnis angefordert, verjährt der Anspruch nach drei Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Arbeitnehmer ausgeschieden ist.

Inhalt und Form eines Arbeitszeugnisses

Ein Arbeitszeugnis soll Sie im Bewerbungsverfahren unterstützen. Der Arbeitgeber hat dazu ein Zeugnis zu verfassen, das Leistungen und Verhalten wohlwollend und wahr wiedergibt. Es darf keine unklaren und doppeldeutigen Formulierungen enthalten.

Formal gelten diese Mindestanforderungen:

• Ein Zeugnis ist maschinell zu verfassen und auf Geschäftspapier auszudrucken. Eine rein elektronische Erstellung ist unzulässig.
• Es muss auf den Ausstellungstag datiert sein. Häufig wird der letzte Tag der Kündigungsfrist eingesetzt. Zusätzlich ist die Angabe des Ortes verpflichtend.
• Es darf keine manuellen Änderungen, Streichungen, Flecken oder Knitterfalten aufweisen.
• Das Zeugnis muss handschriftlich vom Arbeitgeber oder einem Vertreter unterschrieben sein. Die vertretende Person muss im Zeugnis genannt werden.

Inhaltlich gelten für ein qualifiziertes Arbeitszeugnis diese Anforderungen:

• Bezeichnung: Die Überschrift muss dem Anlass des Zeugnisses entsprechen, z. B. „Arbeitszeugnis“, „Zwischenzeugnis“ oder „Ausbildungszeugnis“
• Persönliche Daten des Arbeitnehmers: Vor-und Nachname, akad. Grad, Geburtsdatum, Geburtsort
• Angaben zum Arbeitgeber: Name des Unternehmens, Standort, ggf. Branche, Produkte oder Dienstleistungen
• Beschäftigungsart und -dauer: Angabe der Tätigkeit sowie des Eintritts- und Austrittsdatums
• Aufgaben, Position und Kompetenzen: Beschreibung des Aufgabenbereichs, Werdegang im Unternehmen, hierarchische Position, Kompetenzen, ggf. Führungsverantwortung
• Leistungsbeurteilung: Arbeitsweise, Arbeitsbereitschaft, Auffassungsgabe, Arbeitsqualität, Arbeitserfolg, Fachwissen, Weiterbildungsaktivitäten, Belastbarkeit
• Soziale Kompetenz: Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Mitarbeitern, Kollegen und Dritten (z. B. Kunden)
• Schlussformel: Angabe des Austrittsgrunds nur auf Wunsch des Arbeitnehmers, Danksagung und Wunschformel bestimmt der Arbeitgeber
• Unterschrift: Ort, Datum und handschriftliche Signatur

Wichtig: Arbeitnehmer haben keinen Anspruch auf eine Dankes- und Wunschformel im Arbeitszeugnis. Hat ein Arbeitgeber sich jedoch in der ersten Zeugnisfassung für eine freiwillige Schlussformel entschieden, darf er diese im Rahmen einer Überarbeitung nicht streichen (BAG, Urteil v. 25.1.2022, 9 AZR 146/21).

Was gehört in kein Arbeitszeugnis?

Nicht jede Information, die der Arbeitgeber für wichtig erachtet, gehört in ein Zeugnis. Um den Arbeitnehmer nicht zu benachteiligen, bleiben diese Inhalte außen vor:

• Tätigkeit als Arbeitnehmervertretung im Betriebsrat oder Aufsichtsrat
• Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft
• Gesundheitszustand und Behinderungen
• Angaben über Fehlzeiten
• Einmaliges Fehlverhalten ohne Relevanz für die Gesamtbeurteilung

Lassen Sie Ihr Arbeitszeugnis von Experten prüfen

Sobald der Arbeitgeber Ihnen das angeforderte Zwischen- oder Abschlusszeugnis zur Verfügung stellt, sollten Sie es formal und inhaltlich prüfen. Wichtig ist dafür, dass Sie mit der Zeugnissprache, einer Fachsprache für qualifizierte Arbeitszeugnisse, vertraut sind. Die Formulierungen dürfen weder Raum für Spekulationen lassen noch widersprüchlich sein.

Wenn Sie sich unterstützen lassen möchten, nehmen Sie Kontakt mit unserer Anwaltskanzlei auf. Unsere erfahrenen Fachanwälte für Arbeitsrecht prüfen Ihr Zeugnis auf Inhalt, Vollständigkeit und missverständliche Formulierungen. Falls Ihr Arbeitgeber eine Korrektur verweigert oder diese unvollständig vornimmt, unterstützen wir Sie gerne außergerichtlich und gerichtlich bei der Durchsetzung Ihrer Rechte.