Arbeiten im Homeoffice - Zeiterfassung, Versicherungsschutz, Steuerpauschale

Rechtliche Grundlagen und Arbeitszeiten im Homeoffice

Unter dem Begriff „Homeoffice“ hat sich längst das gelegentliche oder ständige Arbeiten von zu Hause aus etabliert. Arbeitgeber dürfen den Einsatz im Homeoffice jedoch nicht einseitig anordnen. Ein häuslicher Arbeitsplatz erfordert Einvernehmen zwischen Arbeitgeber, Arbeitnehmer und ggf. dem Betriebsrat. In der Regel existieren hierzu bereits Bestimmungen in einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder dem Arbeitsvertrag.

Zudem gelten auch beim mobilen Arbeiten das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) mit Höchstarbeitszeit, Ruhepausen und den Regelungen zur Sonn- und Feiertagsarbeit. Der Arbeitgeber hat die Einhaltung zu kontrollieren.

Übrigens: Liegen der Unternehmenssitz des Arbeitgebers und das Homeoffice in unterschiedlichen Bundesländern, ist bei genehmigter Arbeit an Feiertagen der Arbeitsort maßgeblich.

Zeiterfassung

Arbeitgeber sind sich häufig unsicher, wie sie die Zeiterfassung im Homeoffice handhaben sollen. In der Rechtsprechung gibt es dazu zwei maßgebliche Entscheidungen:

• Der Europäische Gerichtshof (EuGH) stellte im Mai 2019 unabhängig vom Arbeitsort fest, dass die Mitgliedsstaaten ein objektives, verlässliches und zugängliches Zeiterfassungssystem zur Verfügung stellen müssen.
• Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat diese Anforderung am 13.09.2022 konkretisiert (1 ABR22/21): „Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.“

Für das Homeoffice bedeutet das, dass auf die Erhebung der Arbeitszeiten nicht mehr verzichtet werden darf (Vertrauensarbeitszeit). Die Möglichkeiten der Zeiterfassung reichen von manueller Aufschreibung bis zum Einsatz von beispielsweise cloudbasierten Systemen.

Ausstattung und Zutrittsrecht im Homeoffice

Arbeitgeber sind auch für die Ausstattung des Homeoffice-Arbeitsplatzes verantwortlich, deren Kosten sie ohne abweichende Regelung zu tragen haben. Dabei stellt das Unternehmen die benötigte Technik bereit ,z. B. Hard- und Software, Bürogeräte und ggf. eine spezielle Telefonanlage. Das Mobiliar stellt, sofern vorhanden, häufig der Arbeitnehmer.

Die komplette Ausstattung muss den arbeits- und datenschutzrechtlichen Anforderungen genügen. Eine Privatnutzung von Arbeitsmitteln des Arbeitgebers sollte ebenso ausgeschlossen werden wie der betriebliche Einsatz privater Arbeitsmittel. Zudem müssen Arbeitsgeräte wie ein Laptop so aufgestellt sein, dass der Bildschirm durch Dritte nicht einsehbar ist.

Tipp: Das Betreten des Arbeitsplatzes durch den Arbeitgeber bedarf der Zustimmung des Arbeitnehmers und sollte vertraglich geregelt sein.

Versicherungsschutz bei Tätigkeiten im Homeoffice

Unfälle im Homeoffice sind oftmals problematisch, da sich private und berufliche Aktivitäten vermischen. Grundsätzlich stehen Beschäftigte zu Hause ebenso wie im Betrieb unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Voraussetzung für einen Versicherungsschutz ist jedoch, dass die Ursache in einem engen Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit steht.

Seit Juni 2021 ist der Unfallversicherungsschutz im Homeoffice auch gesetzlich geregelt. Bei einer „Tätigkeit im Haushalt der Versicherten oder an einem anderen Ort“ ist maßgeblich, ob der Unfall betrieblich motiviert war und nach § 8 Abs. 1 S. 1 SGB VII als Arbeitsunfall klassifiziert werden kann.

• Das ist beispielsweise der Fall, wenn der Arbeitnehmer auf dem Weg zum Homeoffice-Arbeitsplatz stürzt, wo er den Laptop für ein berufliches Telefonat anschließen wollte (BSG, Urteil vom 27.11.2018,Az. B 2 U 28/17 R).
• Steht ein Mitarbeiter morgens auf und verletzt sich auf dem erstmaligen Weg zum häuslichen Arbeitsplatz, gilt auch das als Betriebsunfall (BSG, Urteil vom 8.12.2021, Az. B 2 U 4/21R).
• Nimmt ein Arbeitnehmer dagegen eine private Paketsendung an und verletzt sich dabei, ist er nicht gesetzlich versichert.

Homeoffice-Pauschale und weitere Steuervorteile

Um Arbeitnehmer im Homeoffice zu entlasten, wurde im Jahr 2020 die Homeoffice-Pauschale eingeführt. Sie wird gewährt, wenn kein Steuerabzug für ein häusliches Arbeitszimmer erfolgt:

• Bis 2022 betrug die jährliche Homeoffice-Pauschale 5 EUR p. T. für maximal 120 Tage (5 x 120 = 600)
• Seit 2023 beträgt die jährliche Homeoffice-Pauschale 6 EUR p. T. für max. 210 Tage (6 x 210 = 1260)

Das bedeutet: Ab dem Steuerjahr 2023 können Sie bis zu 1.260 EUR p. a. als Homeoffice-Pauschale ansetzen. Das gilt auch dann, wenn Sie eine Zweitwohnung im Rahmen der doppelten Haushaltsführung als Büroraum nutzen.

Wichtig: Die Pauschale kann für jeden Kalendertag geltend gemacht werden, an dem Sie ausschließlich im Homeoffice gearbeitet haben. Gehen Sie morgens ins Unternehmen und erst danach ins Homeoffice, ist für diesen Tag keine Homeoffice-Pauschale zulässig. Auf Nachweise haben die Finanzbehörden bewusst verzichtet. Am besten lassen Sie sich vom Arbeitgeber jedoch die Anzahl der Tage bestätigen, die Sie im Homeoffice verbracht haben.

Werbungskosten

Darüber hinaus können Sie diverse Werbungskosten geltend machen:

• Arbeitsmittel

Neben der Einrichtung des Arbeitsplatzes sind auch Arbeitsmittel absetzbar. Voraussetzung ist, dass diese ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt werden.

• Internet/Telefon

Nutzen Sie den Internet- und Telefonanschluss privat und beruflich, können Sie die Rechnungen aufteilen und den beruflichen Kostenanteil als Werbungskosten absetzen.

• Fahrtkosten

Kosten, die für eine gelegentliche Präsenz im Unternehmen oder bei Kunden anfallen, stellen ebenfalls Werbungskosten dar.

• Fortbildungskosten

Auch Fortbildungskosten im Homeoffice sind steuerlich absetzbar.

Tipp: Umzugskosten dürfen steuerlich geltend gemacht werden, wenn der Umzug aus Platzgründen notwendig war, um im Homeoffice dauerhaft arbeiten zu können (FA Hamburg vom 20.07.2023, 5 K 132/22).